Cette FAQ est proposée par le Groupe Académique RGPD, regroupant le DPD de l’Académie, des CPD numériques et Référents numériques de chaque département.
Elle contient :
- d’une part des réponses produites par le groupe lui-même 🟢
- d’autre part des réponses produites par CANOPE 🇨 au sein de leur documentation « Les données à caractère personnel : Comprendre et appliquer les nouvelles réglementations dans les établissements scolaires »NB : Les réponses fournies par CANOPE concernent parfois le 1er et le 2nd degrés.
Sommaire
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Réponses aux questions
Questions d’ordre administratif
1.1 : Un directeur doit-il inscrire tous les traitements réalisés dans son école dans le registre de traitement départemental (dans l’application Ouranos) ?
Si les écoles collectent des données pour alimenter des applications locales ou des services numériques ou réutilisent des données extraites des applications métiers , il s’agit de traitements à part entière qui doivent être recensés.
En revanche, le périmètre fonctionnel des applications métiers nationales ou académiques (ONDE, AFFELNET, LSU, LPI, …) est défini par les directions métiers de l’administration centrale ou du rectorat qui en sont les responsables de traitement et en assument la responsabilité. Les écoles n’ont pas à déclarer les traitements associés, dans la mesure où ils sont exploités conformément à leur documentation et n’ont pas été modifiés au niveau de l’école.
🟢 Réponse proposée par le groupe de travail RGDP académique 1D.
1.2 : Une école peut-elle créer un fichier sur un tableur recensant les nom et prénom des élèves, leur classe et leurs demi-journées de présence/absence ? Cas d’une liste affichée ou d’un fichier diffusé sur le réseau local de l’école afin d’être complété par les enseignants pour leurs classes respectives. Quelles sont les démarches à effectuer ?
Dans la mesure où il implique la collecte de données relatives à l’identité et à la vie scolaire des élèves, un tel fichier, qu’il soit ou non diffusé sur le réseau local de l’école, constitue un traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD. Comme tout traitement de données à caractère personnel mis en œuvre dans une école, il doit donc faire l’objet d’une inscription dans le registre de traitement départemental.
Il est essentiel que les caractéristiques du traitement soient portées à la connaissance des personnes concernées dans les conditions prévues par les articles 13 et 14 du RGPD. Elles doivent être informées de l’identité et des coordonnées du responsable de traitement et du délégué à la protection des données, des finalités, de la base juridique du traitement, du caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et des conséquences pour la personne en cas de non-fourniture des données, des destinataires, de la durée de conservation des données, du droit des personnes concernées (opposition, accès, rectification, effacement, limitation), du droit d’introduire une réclamation (plainte) auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).🟢 Réponse proposée par le groupe de travail RGDP académique 1D.
1.3 : Une école est-elle tenue d’effectuer des démarches particulières pour utiliser un ENT ou un outil de gestion de vie scolaire développé/proposé par une entreprise privée ?
Au sens de l’article 28 du RGPD, un prestataire qui édite un ENT ou un outil de gestion de vie scolaire et qui accède aux données à caractère personnel (notamment lorsqu’il propose l’hébergement de telles données) est considéré comme un sous-traitant.
En conséquence, une convention de sous-traitance doit être conclue entre le responsable de traitement et le sous-traitant. Le responsable de traitement doit en effet s’assurer que le sous-traitant présente des garanties suffisantes au regard du RGPD. Pour les prestataires conventionnés et pour lesquels une fiche de traitement a pu être renseignée dans le registre de traitement (*) , les écoles doivent simplement déclarer leur utilisation via la plateforme Ouranos. Pour tout autre prestataire, leur usage ne peut être déclaré et envisagé avant conventionnement et inscription au registre de traitement.🟢 Réponse proposée par le groupe de travail RGDP académique 1D.
1.4 : Un enseignant ou un directeur d’école peut-il créer des fichiers de suivi individuel des élèves « à besoins particuliers » afin de les suivre dans leur parcours scolaire de manière annuelle, voire pluriannuelle ?
Dans la mesure où elle implique la collecte de données relatives à l’identité des élèves, une fiche de suivi constitue un traitement de données à caractère personnel. Dès lors, ce traitement propre à l’école doit, avant sa mise en œuvre, faire l’objet d’une analyse au regard des exigences du RGPD et être inscrit sur le registre de traitement du département.
Il est notamment nécessaire de faire preuve d’une vigilance particulière si le fichier comporte des champs de commentaires libres. La CNIL rappelle que les appréciations mentionnées dans les champs libres doivent toujours être objectives et jamais excessives ou insultantes, et ne pas comporter de données sensibles. Par exemple, lorsqu’il s’agit de suivre des élèves présentant des troubles, les données de santé les concernant constituent des données sensibles, dont le traitement est en principe interdit, sauf exception prévue par le RGPD concernant les traitements mis en œuvre par les acteurs de santé dont ne font pas partie un enseignant ou un directeur.
En application de l’article 5 du RGPD, la durée de conservation des données ne devrait pas excéder celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données sont traitées. Il faudrait, par conséquent, que le responsable de traitement soit en mesure de justifier la conservation pluriannuelle des fichiers.
Enfin, les personnes concernées devraient être dûment informées des caractéristiques du traitement dans les conditions prévues aux articles 13 et 14 du RGPD.🟢 Réponse proposée par le groupe de travail RGDP académique 1D.
1.5 : Quand le responsable de traitement doit-il demander le consentement des parents, des élèves ou des personnels sous sa responsabilité, pour utiliser un logiciel ou un service numérique ?
Une question / réponse similaire est disponible dans la documentation CANOPE.
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1.6 : Un directeur d’école ou un chef d’école peut-il faire une extraction de l’annuaire de son école (ONDE) pour fournir aux enseignants la liste des élèves de leurs classes ? Si oui, quelles informations peuvent y figurer ?
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1.7 : Un directeur d’école ou un chef d’école peut-il transmettre l’annuaire de son école ou de son école à une municipalité ou une collectivité territoriale ? À une association de parents d’élèves ?
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1.8 : Un directeur d’école peut-il renseigner des régimes alimentaires suivis par les élèves et les professeurs dans une application de gestion de cantine mise en oeuvre par une collectivité territoriale ou une entreprise privée ?
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1.9 : Pendant combien de temps un directeur d’école peut-il conserver des données à caractère personnel ?
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Questions relatives aux usages pédagogiques
2.1 : Un enseignant peut-il ouvrir un blog hébergé par une entreprise privée pour partager ses cours et des vidéos créés par lui, et permettre à ses élèves de travailler chez eux plus facilement, sachant qu’aucune information liée aux élèves n’est mise en ligne ? Si oui, sous quelles conditions ?
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2.2 : Un enseignant peut-il utiliser en classe un service en ligne de questionnaires ou d’évaluations nécessitant d’identifier ses élèves, afin d’offrir des parcours et des résultats personnalisés ?
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2.3 : Un enseignant peut-il utiliser une application de réseau social pour une utilisation pédagogique ? Si oui, quelles précautions doit-il prendre et sous quelles conditions ?
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2.4 : Un enseignant peut-il ouvrir un compte nominatif pour ses élèves sur un service de messagerie, une plateforme de travail coopératif ou de stockage et d’échange de documents développés par une entreprise privée et, si oui, quelles sont les règles à respecter dans ce domaine ?
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2.5 : Dans le cadre d’un cours ou d’un voyage scolaire, la classe réalise des photos, de petites vidéos et des enregistrements audio qui seront mis en ligne sur le site internet de l’établissement ou sur une plateforme d’échange privée. Quelles précautions prendre ? Doit-on obtenir l’accord des représentants des élèves ? Des élèves eux-mêmes ?
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2.6 : L’échange de courriels entre les membres de la communauté éducative (élève/élève, professeur/parents,etc.) via une messagerie mise en œuvre par une école est-il considéré comme privé ?
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Questions relatives aux relations avec les représentants légaux des élèves
3.1 : Des parents ne souhaitent pas que soit utilisé le livret scolaire unique numérique pour leur enfant. Peuvent-ils le refuser ?
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3.2 : Un représentant légal d’un élève peut-il demander qu’un service numérique privé ne soit pas utilisé par un enseignant ?
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3.3 : Un représentant légal d’un élève peut-il demander à disposer des données à caractère personnel recueillies par l’école ?
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