Afin de contacter simplement l'ensemble des familles par mail vous pouvez être amenés à créer des listes de diffusion. Cet article vous explique comment y parvenir selon l'outil utilisé pour consulter votre boîte mail.
Avant de mettre en place une liste de diffusion, il est nécessaire d'avoir récupéré toutes les adresses de messagerie des familles. Vous pouvez le faire manuellement en collectant sur demande les adresses mails des familles en début d'année ou automatiquement en les récupérant à partir de l'application ONDE (cela implique que les adresses mails soient saisies à l'inscription des élèves et que le directeur vous partage l'extraction nécessaire).
Pour ce second cas (extraction automatique à partir de ONDE), un pas à pas expliquant l'extraction et la création de votre liste de diffusion est disponible sur ce site : Récupérer les adresses mails des parents dans Onde et les importer par classe dans son carnet d'adresse.
Sinon, trois cas de figures sont possibles.
Vous utiliser directement le webmail...
Le Webmail permet au travers d'un simple navigateur, quel que soit le poste de travail, de consulter sa boîte aux lettres. Vous y accédez par cette adresse : https://webmail.ac-grenoble.fr/. La connexion à la messagerie se fait avec votre identifiant et son mot de passe associé (initialement votre NUMEN à saisir en lettres majuscules).
Depuis le webmail, il est possible de créer des groupes de contact (= liste de diffusion). En écrivant à ce groupe, vous écrirez ensuite à toutes les adresses mail inscrites à ce groupe. La documentation du webmail disponible sur le PIA (authentification nécessaire) vous explique comment procéder (page 40).
Vous utilisez un logiciel de messagerie...
Si vous avez installé votre messagerie professionnelle dans le logiciel Thunderbird, il est aussi possible de créer des listes de diffusion. Pour vous y aider, vous pouvez consulter la documentation du logiciel : Comment créer et utiliser des listes de diffusion.
Vous utilisez parfois l'un, parfois l'autre selon les besoins, vous pouvez utiliser le service de liste de diffusion proposé par l'académie de Grenoble. Ce service permet de créer vos listes directement sur le serveur académique. Les listes sont alors accessibles et utilisables indifféremment depuis le webmail ou depuis votre logiciel de messagerie à partir d'une adresse unique de type : ma-liste-de-diffusion [at] listes.ac-grenoble.fr.
Pour en savoir plus : Mode d'emploi est à destination des écoles
Dans tous les cas...
Afin de ne pas diffuser les adresses mails des parents sans leur consentement, il est nécessaire d'écrire à la liste ou au groupe créé en copie cachée.
En général on s'écrit à soi-même (afin de recevoir une copie du message et s'assurer de l'envoi du message) et on met en copie cachée la liste ou le groupe.
Par exemple :
De : votreprenom.votrenom [at] ac-grenoble.fr
A : votreprenom.votrenom [at] ac-grenoble.fr
Cci : ma liste ou mon groupe
Objet : ...