Cet article vise à rappeler les conditions de souscriptions à des services numériques pour l'école par une collectivité dans le respect du règlement général sur la protection des données - RGPD.
Ces conditions s'appliquent en particulier à :
- un service ENT (gestion quotidienne de la classe / communication avec les familles / outils pédagogiques / accès simplifié aux ressources numériques)
- un service Solution de vie scolaire (gestion quotidienne de la classe / communication avec les famille)
- un service de vote électronique pour l'élection des représentants des parents d'élèves au conseil d'école
Qui peut souscrire à une solution numérique pour une école ?
Pour qu'une école dispose d'une solution numérique (ENT, Solution de vie scolaire, Vote électronique,...), il est nécessaire que la collectivité exerçant la compétence scolaire (commune ou EPCI) souscrive un contrat commercial (quel que soit le modèle économique : gratuit ou payant) avec le prestataire choisi.
Dans le premier degré, l'école n'ayant pas la personnalité juridique, ni un directeur ni un professeur des écoles n'a qualité pour y souscrire, à titre individuel, pour sa classe ou son école. Le traitement des données des élèves et des familles relève en effet de l'IA-DASEN, responsable de traitement, dans le cadre d'une convention de co-responsabilité avec la collectivité (article 26 du RGPD). Une souscription individuelle — même via une offre gratuite — placerait ce traitement hors cadre et ferait de l'enseignant un responsable de traitement de fait. Seule la collectivité ayant la compétence scolaire peut donc souscrire un ENT, en lien avec l'IA-DASEN.
Si l’acquisition de telles solutions relève de la compétence de la collectivité qui exerce la compétence scolaire, les directeurs d’école et les enseignants peuvent intervenir dans la procédure de sélection mise en oeuvre par la collectivité, que ce soit au stade du recensement des besoins ou dans l'évaluation des différentes offres. En particulier, cette implication est vivement recommandée pour les solutions numériques à dimension pédagogique (ENT & Solution de vie scolaire,...).
Quelles implications réglementaires ?
Le recours à ces outils nécessite de respecter un certain nombre d'obligations imposées par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit règlement général sur la protection des données (RGPD).
Afin de sécuriser les échanges de données personnelles (des élèves, des responsables légaux, des enseignants), l'IA-DASEN (responsable de traitement pour les écoles) et la collectivité (si co-responsablilité de traitement) doivent être en mesure de démontrer que les traitements réalisés par le prestataire sont conformes à la réglementation.
Pour cela :
- Une convention de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD doit être conclue entre l'IA-DASEN et le prestataire retenu.
- Une convention de responsabilité conjointe conforme à l'article 26 du RGPD devra également être conclue entre la collectivité et l'IA-DASEN (si co-responsablilité de traitement).
Une fois ces conventions établies, le choix retenu pour chaque école sera inscrit au registre de traitement de la DSDEN en s'appuyant sur les fiches de traitement fournies par les éditeurs.
Convention de sous-traitance : quels prestataires sont déjà conventionnés ?
ENT & Solution de vie scolaire
Liste des prestataires conventionnés DSDEN / DRANE :
Académie de Grenoble
- Solutions de vie scolaire :
EDUMOOV-EDUCARTABLE ;
TOUTEMONANNEE.COM - Espaces Numériques de Travail :
EDIFICE/ONE ;
BENEYLU SCHOOL ;
INDEX EDUCATION/PRONOTE PRIMAIRE.
Une collectivité drômoise ne peut donc pas contractualiser pour une application ENT & solution de vie scolaire autre que celles ayant une convention de sous-traitance signée avec l'IA-DASEN.
Vote électronique - élection des représentants de parents d'élèves
Aucun prestataire de vote électronique n'est à ce jour conventionné par la DSDEN de la Drôme ou au niveau académique.
Pour rappel, la possibilité de recourir au vote par voie électronique pour l'élection des représentants des parents d'élèves est effective depuis la rentrée scolaire 2022 s’agissant des établissements du premier degré (article 5 de la loi n° 2021-1716 du 21 décembre 2021).
Une annexe technique sur le vote par voie électronique est disponible sur le site Eduscol. Elle précise les modalités de mise en œuvre d'un vote par voie électronique, en particulier la conformité avec le règlement général sur la protection des données et ainsi l'établissement des conventions nécessaires.
Convention de responsabilité conjointe : Comment la collectivité peut-elle conventionner avec la DSDEN ?
ENT & Solution de vie scolaire
Mises à disposition par la collectivité (commune ou EPCI) et utilisées par l'école sous l'autorité de l'IA-DASEN, ces solutions font intervenir deux responsables de traitement qui déterminent conjointement les finalités et les moyens. Cette co-responsabilité doit être formalisée par une convention entre la collectivité et l'IA-DASEN, répartissant les obligations de chacun : information des personnes, exercice des droits, sécurité des données.
Un formulaire est disponible sur le site Démarches Numérique afin de permettre aux collectivités (communes ou EPCI) de valider une convention de co-responsabilité relative au déploiement d'un ENT ou une solution de vie scolaire dans leurs écoles.
Ce formulaire permet aux collectivités (communes ou EPCI) de valider une convention et ses annexes (dont RGPD art. 26) relatives au déploiement de l'ENT dans les écoles du 1er degré.
Le texte de cette convention, préalablement validé par la DPD académique et le service juridique, est approuvé par l’IA-DASEN du département, il est non modifiable.
Un spécimen de la convention qui sera produite à l'issue de cette démarche est proposé ici : Modèle de convention proposée
Un seul formulaire doit être complété par collectivité. Il doit inclure l'ensemble des UAI des écoles qui bénéficient de l'ENT ainsi que le nom de l'éditeur de la solution numérique retenue par la collectivité.
Les directeurs d'école ne sont pas habilités à compléter ce formulaire.
Vote électronique - élection des représentants de parents d'élèves
L'organisation du scrutin relève de la seule compétence de l'Éducation nationale (Code de l'éducation). Un unique responsable de traitement détermine les finalités et les moyens ; le prestataire de la solution intervient comme sous-traitant, encadré par un contrat de sous-traitance et non par une convention de co-responsabilité.
Il n'est donc pas nécessaire d’établir une convention de co-responsabilité relative au déploiement d'un application de vote électronique dans une école.
Quelle information aux familles ?
Une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par les traitements de données, en particulier les enfants, devra être présentée aux familles.
L’information initiale aux familles incombe à l’école dans le cadre du conseil d’école, puis à l’éditeur lors de l’ouverture des comptes et/ou lors du déploiement du service.
Modèles de délibérations attendus dans le compte-rendu de conseil d’école
Délibération – Utilisation d'une solution numérique pour les échanges école-famille
Le conseil d'école, après en avoir délibéré :
- Prend acte de l'utilisation de l'application [NOM DE L'APPLICATION] pour les échanges entre l'équipe pédagogique et les représentants légaux des élèves, mise à disposition par [NOM DE LA COMMUNE / L'EPCI] ;
- Note que cette application figure parmi les outils autorisés par les services académiques ;
- Demande à la commune ou à l'EPCI de procéder à la signature de la convention de co-responsabilité (art. 26 RGPD) avec l'IA-DASEN, condition nécessaire à la conformité réglementaire du dispositif ;
- S'engage à informer les familles, via les canaux habituels, de l'utilisation de cet outil et de leurs droits en matière de protection des données.
Délibération – Utilisation d'une solution numérique pour les élections des représentants des parents d'élèves
Le conseil d'école, après en avoir délibéré :
- Prend acte de l'utilisation de l'application [NOM DE L'APPLICATION] pour les élections des représentants des parents d'élèves, mise à disposition par [NOM DE LA COMMUNE / L'EPCI] ;
- Note que cette application figure parmi les outils autorisés par les services académiques ;
- S'engage, le cas échéant, à garantir :
La sécurité et la confidentialité des votes ;
L'accessibilité du système à tous les parents éligibles ;
La transparence du processus (information préalable, modalités de vote, résultats).
Quel accompagnement ?
Pour les ENT & Solution de vie scolaire, la formation aux usages est de la responsabilité de la DSDEN qui valorisera les usages pertinents, en particulier pour les apprentissages des élèves.
Pour le vote électronique, le prestataire doit assurer la formation des utilisateurs (directeurs d’école, enseignants).