Cet article vise à rappeler les conditions de souscriptions à des services numériques pour l'école par une collectivité dans le respect du règlement général sur la protection des données - RGPD.
Ces conditions s'appliquent en particulier à :
- un service ENT (gestion quotidienne de la classe / communication avec les familles / outils pédagogiques / accès simplifié aux ressources numériques)
- un service Solution de vie scolaire (gestion quotidienne de la classe / communication avec les famille)
- un service de vote électronique pour l'élection des représentants des parents d'élèves au conseil d'école
Qui peut souscrire à une solution numérique pour une école ?
Pour qu'une école dispose d'une solution numérique (ENT, Solution de vie scolaire, Vote électronique,...), il est nécessaire que la collectivité exerçant la compétence scolaire (commune ou EPCI) souscrive un contrat commercial (quel que soit le modèle économique : gratuit ou payant) avec le prestataire choisi.
Les E.N.T, comme les logiciels et le matériel numérique utilisés sur le temps scolaire, font en effet partie des dépenses de fonctionnement assumées par la collectivité locale. Les coopératives scolaires ne peuvent pas s’y substituer conformément à la circulaire n° 2008-095 du 23 juillet 2008.
Dans le premier degré, l'école n'ayant pas la personnalité juridique, ni un directeur ni un professeur des écoles n'a qualité pour y souscrire, à titre individuel, pour sa classe ou son école. Le traitement des données des élèves et des familles relève en effet de l'IA-DASEN, responsable de traitement, dans le cadre d'une convention de co-responsabilité avec la collectivité (article 26 du RGPD). Une souscription individuelle — même via une offre gratuite — placerait ce traitement hors cadre et ferait de l'enseignant un responsable de traitement de fait. Seule la collectivité ayant la compétence scolaire peut donc souscrire un ENT, en lien avec l'IA-DASEN.
Si l’acquisition de telles solutions relève de la compétence de la collectivité qui exerce la compétence scolaire, les directeurs d’école et les enseignants peuvent intervenir dans la procédure de sélection mise en oeuvre par la collectivité, que ce soit au stade du recensement des besoins ou dans l'évaluation des différentes offres. En particulier, cette implication est vivement recommandée pour les solutions numériques à dimension pédagogique (ENT & Solution de vie scolaire,...).
Quelles implications réglementaires ?
Le recours à ces outils nécessite de respecter un certain nombre d'obligations imposées par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit règlement général sur la protection des données (RGPD).
Afin de sécuriser les échanges de données personnelles (des élèves, des responsables légaux, des enseignants), l'IA-DASEN (responsable de traitement pour les écoles) et la collectivité (si co-responsablilité de traitement) doivent être en mesure de démontrer que les traitements réalisés par le prestataire sont conformes à la réglementation.
Pour cela :
- Une convention de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD doit être conclue entre l'IA-DASEN et le prestataire retenu.
- Une convention de responsabilité conjointe conforme à l'article 26 du RGPD devra également être conclue entre la collectivité et l'IA-DASEN (si co-responsablilité de traitement).
Une fois ces conventions établies, le choix retenu pour chaque école sera inscrit au registre de traitement de la DSDEN en s'appuyant sur les fiches de traitement fournies par les éditeurs.
Quelle information aux familles ?
Une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par les traitements de données, en particulier les enfants, devra être présentée aux familles.
L’information initiale aux familles incombe à l’école dans le cadre du conseil d’école, puis à l’éditeur lors de l’ouverture des comptes et/ou lors du déploiement du service.
Modèles de délibérations attendus dans le compte-rendu de conseil d’école
Délibération – Utilisation d'une solution numérique pour les échanges école-famille
Le conseil d'école, après en avoir délibéré :
- Prend acte de l'utilisation de l'application [NOM DE L'APPLICATION] pour les échanges entre l'équipe pédagogique et les représentants légaux des élèves, mise à disposition par [NOM DE LA COMMUNE / L'EPCI] ;
- Note que cette application figure parmi les outils autorisés par les services académiques ;
- Demande à la commune ou à l'EPCI de procéder à la signature de la convention de co-responsabilité (art. 26 RGPD) avec l'IA-DASEN, condition nécessaire à la conformité réglementaire du dispositif ;
- S'engage à informer les familles, via les canaux habituels, de l'utilisation de cet outil et de leurs droits en matière de protection des données.
Délibération – Utilisation d'une solution numérique pour les élections des représentants des parents d'élèves
Le conseil d'école, après en avoir délibéré :
- Prend acte de l'utilisation de l'application [NOM DE L'APPLICATION] pour les élections des représentants des parents d'élèves, mise à disposition par [NOM DE LA COMMUNE / L'EPCI] ;
- Note que cette application figure parmi les outils autorisés par les services académiques ;
- S'engage, le cas échéant, à garantir :
La sécurité et la confidentialité des votes ;
L'accessibilité du système à tous les parents éligibles ;
La transparence du processus (information préalable, modalités de vote, résultats).
Quel accompagnement ?
Pour les ENT & Solution de vie scolaire, la formation aux usages est de la responsabilité de la DSDEN qui valorisera les usages pertinents, en particulier pour les apprentissages des élèves.
Pour le vote électronique, le prestataire doit assurer la formation des utilisateurs (directeurs d’école, enseignants).